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Problèmes liés à l'utilisation de Base Elèves :
(Ex : doublons, passage, scolarité...)
Division des Etablissements - Evaluation et prospective
tél : 02 51 45 72 23 ou 02 51 45 72 24

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BE1d - Agenda administratif du directeur

Dès la rentrée scolaire

Admission définitive des nouveaux élèves après constat de leur présence effective dans l'école

Cet enregistrement déclenche la procédure de vérification ou d'attribution de l'INE (Identifiant national de l'élève).

Radiation des élèves non présents à la rentrée

La radiation de l'élève dans l'école de départ est indispensable pour permettre son admission définitive dans une autre école.

Mise à jour de la carte d'identité de l'école : Nom du directeur

La mise à jour est nécessaire car le nom du directeur apparaît sur les certificats de radiation et de scolarité.

Répartition : vérification de la répartition des élèves dans les classes

Seuls les élèves répartis ayant un INE sont comptabilisés dans le constat des effectifs : il est donc important de vérifier leur répartition.

Constitution du dossier administratif unique

Les élèves ayant des fiches administratives en double ont leur demande d'attribution / de vérification d'INE en attente : l'admission définitive est bloquée.
Afin que l'élève n'ait qu'un SEUL ET UNIQUE dossier, le directeur d'école doit traiter les admissions définitives bloquées pour permettre l'envoi automatique de la demande à la BNIE qui attribue les INE.

Vérification du retour de l'INE

Si les élèves n'ont pas d'INE attribué ou vérifié, ils ne pourront pas être comptabilisés dans le constat des effectifs.retour haut de page

En septembre

Réalisation du constat d'effectifs à la demande de l'IA

Tous les élèves admis définitifs, répartis et ayant eu un retour d'INE sont comptabilisés.retour haut de page

Tout au long de l'année

Admission définitive des élèves nouvellement arrivés

Tout élève constaté présent dans l'école doit faire l'objet d'une admission définitive qui déclenche la procédure de vérification ou d'attribution de l'INE.

Radiation des élèves qui partent

La radiation de l'élève dans l'école de départ est indispensable pour permettre son admission définitive dans une autre école.

Répartition des élèves nouvellement arrivés

Tout nouvel élève doit être réparti dans une classe pour figurer sur les listes et les documents, et être comptabilisé dans les effectifs des élèves de l'école.

Enregistrement des décisions de passage en cours d'année

Seuls les élèves admis définitivement ayant un INE, peuvent faire l'objet d'une décision de passage.

Mise à jour de la scolarité des élèves

La scolarité de l'élève peut être mise à jour dès que l'élève est admis définitivement.

Édition de listes

Tout au long de l'année le directeur peut éditer des listes.

Suivi des effectifs à l'initiative du directeur ou à la demande de l'IEN ou de l'IA

Tout au long de l'année, le directeur, l'IEN ou l'IA peuvent procéder à des calculs d'effectifs.

Prévision des effectifs à la demande de l'IA

Calcul des prévisions d'effectifs pour l'année scolaire suivante.retour haut de page

En juin et quelques jours avant la fin de l'année scolaire

Enregistrement des décisions de passage pour l'année scolaire suivante

Seuls les élèves admis définitivement ayant un INE, peuvent faire l'objet d'une décision de passage.

Création des classes pour l'année scolaire suivante

En vue de préparer la future année scolaire, le directeur doit créer les classes de l'année scolaire suivante.

Admission acceptée des élèves pour l'année scolaire suivante

En vue de préparer la future année scolaire, le directeur doit procéder à l'admission acceptée des élèves qui sont susceptibles d'être présents à la prochaine rentrée.

Répartition des élèves pour l'année scolaire suivante

En vue de préparer la future année scolaire, le directeur doit répartir les élèves admis acceptés au titre de la rentrée scolaire suivante.

Radiation des élèves quittant l'école à la fin de l'année scolaire

En vue de préparer la future année scolaire, le directeur doit radier les élèves qui ne seront pas présents dans l'école à la prochaine rentrée. Cela permet au directeur de la nouvelle école de procéder à l'admission acceptée des nouveaux élèves au titre de l'année scolaire suivante

Édition de la liste des élèves répartis dans chaque classe pour le jour de la rentrée

Le directeur d'école peut éditer les listes de classes de la future rentrée scolaire.retour haut de page

Changement d'année scolaire

  • La veille du jour de la rentrée scolaire des élèves, l'année scolaire courante (année N) s'achève.
  • Dans la nuit qui précède le jour de la rentrée scolaire des élèves, un traitement automatique « le changement d'année scolaire » est effectué dans l'application.
  • Ce traitement automatique consiste à :
    • Transformer l'année scolaire en préparation N+1 en année scolaire courante. Toutes les fonctionnalités au titre de l'année scolaire courante peuvent être utilisées.
    • Historiser l'année scolaire courante N qui devient l'année scolaire précédente. Le cursus des élèves s'enrichit d'une nouvelle année.
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Rédigé par Philippe Turpin

M.A.J. le 16/09/2015